Règlement intérieur

Règlement intérieur du Cercle des Immortels, association à but non lucratif régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901.

Préambule

Ceci constitue le règlement intérieur de l’association Le Cercle des Immortels. Conformément aux statuts de l’association, il est établi et voté par le bureau. Tout adhérent s’engage au vu des statuts et du règlement intérieur de l’association.

Statuts des membres (Complément Art 2.6)

Définitions

Ces définitions complète celle des statuts.

Membre actif

Un membre actif à le droit de participer aux soirées, bénéficie des offres de réductions et des avantages de l’association et à une voix lors des AG normales et extraordinaires. Il est couvert par notre assurance en cas de problème sur une de nos manifestations. Il doit s’acquitter de sa cotisation chaque année.

Membre d’honneur

Un membre d’honneur est un ancien membre plein ayant, d’une manière ou d’une autre, rendu de grands services à l’association. Il peut participer aux soirées sans avoir à payer sa cotisation. Il ne peut par contre ni emprunter ni avoir accès aux offres et avantages de l’association. Il n’a pas de droit de vote lors des AG normales mais peux voter lors des AG extraordinaire. Il est couvert par notre assurance lors de nos manifestations s’il y participe côté organisation.

Membre éphémère

Un troisième statut est ajouté via le règlement intérieur, celui des membres éphémères. Ce statut est accordé à tout bénévole ne faisant pas parti de l’association mais aidant à la mise en place de nos manifestations sous l’égide du cercle. Ce membre n’a pas de cotisation à payer. Il a le droit de venir au cercle le temps de la préparation de la manifestation, lors de celle-ci, et pour le débriefing qui la suivra. Il ne peut pas emprunter de jeux et ne peux avoir accès aux offres. Ce statut ne confère pas de droit de vote mais autorise à être couvert par notre assurance lors de nos soirées et manifestations.

Agrément des nouveaux membres

Toute personne peut faire la demande pour intégrer l’association. Les personnes désirant adhérer doivent remplir un bulletin d’adhésion et s’acquitter de la cotisation. Une fois leurs (pré)inscription en ligne effectué sur https://www.lecercledesimmortels.org, celle-ci est validé par un membre du bureau lors du paiement de la cotisation. Une carte de membre est remis à l’adhérant à l’issu de ce processus.

Démission – Exclusion – Décès d’un membre

  • La démission doit être adressée au président de l’association par lettre simple ou email. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.
  • Comme indiqué à l’article «7»des statuts, la radiation d’un membre peut être prononcée par le bureau, pour motif grave. Sont notamment réputés constituer des motifs graves :
    • la non-participation aux activités de l’association ;
    • une condamnation pénale pour crime et délit ;
    • toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.
  • En tout état de cause, l’intéressé doit être mis en mesure de présenter sa défense, préalablement à la décision d’exclusion.
  • En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association.
  • La cotisation versée à l’association est définitivement acquise, même cas en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année.

Cotisations

La cotisation à l’association est fixée à 10 € par an.

Elle est valable jusqu’à la prochaine assemblée générale, en septembre de chaque année. Elle ouvre le droit au statut de membre actif. La cotisation passe à mi tarif (donc 5 €) à partir du 1er Juin de chaque année. Un nouvel arrivant à droit à deux séances gratuites afin de déterminer si l’association lui conviens en termes de services et d’ambiance. Le décompte des membres actifs afin de calculer le quorum nécessaire aux AG se fait le jour de l’envoi de la convocation pour ladite assemblée.

Communication officielle interne

Sauf mention contraire dans les statuts ou le règlement (en particulier, adhésion et démission), les communications se font par voie numérique dès que possible, sauf demande contraire, motivée, de l’adhérent concernant la communication lui étant destinée. Les adhérents choisissent librement d’utiliser la voie numérique ou la voie postale pour leur communication avec le bureau ou un de ses membres.

Traitement des informations sur les membres

La liste des membres n’est pas publique et n’est pas diffusé en dehors du bureau de l’association, ainsi que pour les candidats en période d’élection, comme précisé dans la loi. L ’association n’est pas autorisée à publier, les informations personnelles du membre sans son accord, i.e. toute information en dehors de ses noms et prénoms.

Lors de l’adhésion, l’association demande les informations suivantes concernant l’adhérent : - nom et prénoms, - adresse postale complète et tout autre moyen de communication permettant de la joindre (la possession d’une adresse email est fortement recommandée), - téléphone, Ces informations font l’objet d’un traitement informatique et sont destinées au secrétariat l’association. En application de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978, les membres bénéficient d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui les concernent auprès du secrétaire de l’association.

L’adhérent s’engage à porter à la connaissance de l’association toutes modifications portant sur son adresse postale, adresse électronique, téléphone.

Assemblée générale

L’assemblée générale, ordinaire ou extraordinaire, se déroule, de préfèrence, en présence physique des adhérents. Les rapports moraux et financiers sont mis à disposition des adhérents lors de l’assemblée générale. Un compte-rendu de l’assemblée générale est envoyé aux adhérents quinze jours après l’assemblée générale.

Les membres qui ne pourraient se rendre à l’assemblée générale peuvent s’y faire représenter. Ils doivent pour cela transmettre un pouvoir signé à un autre membre, et indiquer au secrétaire leur souhait de se faire représenter. Le nombre de pouvoirs par membre est limité à cinq.

Les votes s’effectuent à main levée. Toutefois, si un membre au moins en fait la demande, le vote a lieu à bulletin secret. Le dépouillement est effectué par le secrétaire sortant, sous contrôle du président sortant.

Déclaration de candidature

Les candidatures au bureau doivent être présenté durant l’assemblée générale. Celles-ci devront être accompagnées d’une présentation du candidat, et éventuellement d’une profession de foi.

Définition du bureau élargi

Le bureau élargi est composé de membres actifs du cercle aidant le bureau à la bonne tenue et à la dynamisation de l’association. Nommés par le président, ils ont des droits et responsabilités élargis. N’importe qui au bureau élargi peux faire une fermeture.

Règles d’emprunts des jeux

Pour pouvoir emprunter un jeu, il faut posséder sa carte de membre. On ne peut emprunter que deux jeux maximum à la fois. L’emprunt ne peux excéder une semaine. L’emprunt, tout comme le retour, dois être notifier par un membre du bureau ou l’intendante dans le cahier des emprunts. Un contrôle du jeu peut être réalisé à tout moment pour vérifier qu’il ne manque aucun élément. En cas de perte ou de dégradation d’élément du jeu lors d’un emprunt, le rachat ou la restitution est à la charge de l’adhérent. Le non-respect de ces clauses peut entrainer par le bureau la suspension temporaire ou définitive pour le membre de son droit d’emprunt voire une exclusion pour les cas aggravés. Pour tout nouveau jeu de la ludothèque, il faut attendre deux semaines avant de pouvoir l’emprunter. Enfin le bureau se réserve le droit de geler les emprunts durant une période définie.

Délégation de la présidence (Complément Article 3.12 des statuts)

En cas d’absence prolongé ou indisposition, le président peut déléguer sa représentation et l’ordonnances des dépenses au Vice-Président. Cette délégation peut s’étendre selon les différentes manifestations au secrétaire pour la représentation et au trésorier pour l’ordonnance des dépenses.

Snack

L’association tiens à disposition de ses adhérents un bar/snack lors de ses ouvertures régulières et de certaines manifestations. Les prix sont définis de sorte à ne pas vendre à perte sans faire de gros bénéfices. Aucune vente ni consommation d’alcool n’est tolérée lors de soirées. Le barème des tarifs est disponible sur simple demande auprès du bureau.

Statuts de l'association

Association déclarée sous le régime de la Loi du 1er Juillet 1901 et du Décret du 16 Août 1901

Article 1: Constitution et Dénomination

Il est fondé, le 23 Mars 1992, entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la Loi du 1er Juillet 1901 et le Décret du 16 Août 1901 ayant pour titre: Le Cercle des Immortels.

Article 2: Buts

Cette association a pour but la découverte, la promotion et le développement du jeu sous toutes ses formes qu’il soit de plateau, de figurines, de rôles ou de cartes par l’intermédiaire de rencontres ludiques, de l’organisation et la gestion de présentations, d’initiations et de tournois de jeux: jeux de rôles, jeux de cartes, jeux de sociétés, soirées enquêtes, grandeurs nature et tout ce qui peut avoir trait aux jeux de simulation et à l’activité ludique. Elle peut être amenée à participer ou à organiser des tournois, ou manifestations.

Article 3: Durée

La durée de cette association est illimitée.

Article 4: Siège Social

Le siège social de l’association est fixé chez le président de l'association. Il pourra être transféré par simple décision du conseil d’administration.

Article 5: Admission et adhésion

Pour faire partie de l’association, il faut adhérer aux présents statuts et au règlement intérieur de l’association, être majeur, être agréé par le conseil d’administration et s’acquitter de la cotisation annuelle dont le montant est fixé par l’assemblée générale.

Tout adhérent doit fournir à l’association les informations suivantes pour que son inscription puisse être prise en compte:

  • Nom,
  • Prénom,
  • Adresse postale,
  • Numéro de téléphone,
  • Date de naissance,
  • Email.

Le conseil d’administration se réserve le droit de refuser des adhésions.

Article 6: Composition

L’association se compose de trois types de membres :

  • les membres d’honneur sont ceux qui ont rendu des services signalés à l’association et désignés comme tels par le conseil d’administration, ils sont dispensés de cotisation, mais bénéficient de la plupart des différents avantages de l’association. Un membre d’honneur le reste à vie, sauf en cas d’un vote de radiation à la majorité +1 d’une assemblée générale extraordinaire. La liste des membres d’honneur correspond aux anciens membres élus du bureau (président, trésorier et secrétaire) de l’association ainsi que les personnes listées dans le règlement intérieur.
  • les membres actifs sont ceux qui adhèrent aux présents statuts, qui sont à jour de leur cotisation annuelle et participent régulièrement aux activités de l’association. En plus des services fournis par l’association, ceux-ci peuvent bénéficier de services supplémentaires listés dans le règlement intérieur ou de manifestations réservées pour les remercier de leurs investissement au sein de l’association.
  • les membres sympathisants sont ceux qui adhèrent aux présents statuts, qui sont à jour de leur cotisation annuelle et profitent des services fournis par l’association.

La qualité de membre actif se perd pour tous les membres durant l’assemblée générale ordinaire annuelle, ainsi par défaut tout membre de l’association est un membre sympathisant. Celui-ci peut obtenir la qualité de membre actif au cours de l’année selon son investissement au sein de l’association par décision du CA.

Article 7: Radiation

La qualité de membre se perd par:

  • la démission,
  • le décès,
  • la radiation par le conseil d’administration, pour non-paiement de la cotisation ou pour motif grave. L’intéressé ayant été invité à se présenter devant le conseil d’administration pour fournir des explications.

Article 8: Conseil d’administration

L’association est administrée par un conseil d’administration de 9 membres élus pour un an par l’assemblée générale. Parmi les 9 membres du conseil d’administration, trois doivent être élus par ce même conseil pour composer le bureau de l’association.

Le bureau de l’association se compose : - d’un président, - d’un trésorier, - d’un secrétaire.

Chaque membre élu du conseil d’administration peut donc potentiellement être élu membre du bureau. De plus chaque membre du conseil d’administration a à minima une mission à remplir confiée par le bureau.

Le renouvellement du conseil d’administration a lieu dans son intégralité tous les ans durant l’assemblée générale ordinaire annuelle, tout membre sortant est rééligible. Les membres du conseil d’administration doivent jouir du plein exercice de leurs droits civils.

Leurs mandats prennent fin avec la tenue de l’Assemblée Générale ordinaire annuelle. Le conseil d’administration a pour objet de mettre en oeuvre les décisions de l’assemblée générale, d’organiser et d’animer la vie de l’association, dans le cadre fixé par les statuts.

Les réunions de bureau ont pour but de préparer le conseil d’administration.

Article 9: Rôle d’un membre du CA

Un membre du CA participe activement à la vie de l’association, aux décisions prises pour la gestion de l’association au cours des différentes réunions et assure des permanences au cours de l’année pour permettre l’ouverture de l’association.

Chaque membre du CA doit assurer au moins une permanence par mois. Il procéde ainsi à l’ouverture puis à la fermeture de l’association durant la soirée. Un planning des permanences sera mis en place au cours des réunions du CA.

De fait si aucun membre du CA n’est disponible alors l’association est automatiquement fermée.

Tout membre du conseil d’administration qui, sans excuse, n’aura pas assuré deux de ses permanences consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.

Article 10: Absence d’un membre du CA

En cas de vacance de poste, le conseil d’administration pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif par la prochaine Assemblée Générale Ordinaire Annuelle. Les pou- voirs des membres ainsi élus prennent fin à l’époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

Article 11: Réunion du CA

Le conseil d’administration se réunit une fois au moins tous les 3 mois, à la convocation du président, ou sur demande du quart des membres de l’association.

Les décisions sont prises à la majorité des voix, en cas de partage, la voix du président est prépondérante.

Tout membre du conseil d’administration qui, sans excuse, n’aura pas assisté à deux réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.

Article 12: Rétribution du CA

Les membres du conseil d’administration ne peuvent recevoir aucune rétribution à raison des fonctions qui leur sont confiées.

Les remboursements de frais sont seuls possibles. Ils doivent faire l’objet d’une décision expresse du bureau, sur présentation de pièces justificatives.

Article 13: Rôle du président

Le président représente l’association dans tous les actes de la vie civile. Il ordonne les dépenses. Il peut donner délégation dans les conditions qui sont fixées par le règlement intérieur.

Article 14: Rôle du trésorier

Le trésorier gére les comptes de l’association et effectue les dépenses ordonnées par le président. Seul le président et le trésorier ont accès aux comptes de l’association.

Article 15: Assemblée générale ordinaire

L’assemblée générale ordinaire comprend tous les membres à jour de leur cotisation. L’assemblée générale ordinaire se réunit chaque année.

Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqués par les soins du secrétaire.

L’ordre du jour est indiqué sur les convocations.

Il devra être présent au moins un tiers des membres de l’association pour valider ladite assemblée générale, sans quoi une nouvelle assemblée générale devra être demandée au moins quinze jours après. Lors de cette dernière, il n’y aura pas de minimum de membres présents requis pour la valider.

Les procurations sont possibles avec un maximum de 5 procurations par membre.

Le président, assisté des membres du conseil, préside l’assemblée et expose la situation morale de l’association et la soumet à l’approbation de l’assemblée.

Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l’approbation de l’assemblée.

Il est procédé, après épuisement de l’ordre du jour, au remplacement des membres du conseil d’administration sortant.

Article 16: L’assemblée générale extraordinaire

Si besoin est, ou sur la demande de la moitié plus un membre inscrit, le président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, suivant les formalités prévues à cet effet.

L’assemblée générale extraordinaire comprend tous les membres de l’association à quelques titres qu’ils y soient affiliés. Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqués.

L’ordre du jour est indiqué sur les convocations.

Il devra être présent au moins un tiers des membres de l’association à quelques titres qu’ils y soient affiliés, pour valider la dite assemblée générale extraordinaire, sans quoi une nouvelle assemblée extraordinaire devra être demandée au moins quinze jours après. Lors de cette dernière, il n’y aura pas de minimum de membres présents requis pour la valider.

Les procurations sont possibles avec un maximum de 5 procurations par membre.

Le président, assisté des membres du conseil, préside l’assemblée et expose l’ordre du jour.

Article 17: Réglement intérieur

Un règlement intérieur peut être établi par le conseil d’administration, qui devra le faire connaître dans les plus brefs délais à l’ensemble des membres de l’association.

Ce règlement éventuel est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.

Article 18: Dotations et ressources de l’association

Les ressources de l’association se composent:

  • des cotisations et souscriptions de ses membres,
  • des dons faits à l’association,
  • des subventions de l’état, des départements, des communes et des établissements publics,
  • des recettes créées lors des soirées organisées par l’association,
  • des recettes créées à titres exceptionnels,
  • du produit des rétributions perçues pour service rendu.

Article 19: Dissolution

En cas de dissolution prononcée par les trois quarts au moins des membres présents à l’assemblée générale extraordinaire, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci et l’actif, s’il y a lieu, est dévolu conformément à l’article 9 de la Loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901.